Assistant(e) de direction

Autres appellations : attaché au directeur, secrétaire de direction bilingue, secrétaire de direction de service administratif

Le métier
Cette rubrique informe sur les conditions d’exercice du métier. Cependant, des adaptations d’ordre matériel, technique, humain, organisationnel ou animal doivent être recherchées pour les personnes handicapées (loi du 11 février 2005) Vous assistez un ou plusieurs directeurs dans l’ensemble de leurs fonctions. Au-delà du secrétariat et de l’utilisation des outils bureautiques, vous facilitez la prise de décision et l’activité de la hiérarchie en préparant et en organisant les dossiers. Vous assurez la communication des cadres dirigeants, tant à l’interne qu’à l’externe, et valorisez l’image de l’entreprise. Vous travaillez dans tous types d’entreprises, quelles qu’en soient la taille, l’organisation, la nature (publique ou privée). Les horaires de travail sont relativement réguliers, mais vous devez parfois adapter vos horaires aux
contraintes de certains cadres


- aptitudes professionnelles : maîtrise du français, tant à l’oral qu’à
l’écrit, capacités d’adaptation et d’organisation, gestion des priorités,
capacités relationnelles (écoute, sens du contact et du dialogue)

La formation
- évolution de carrière : fonctions de cadre de PME/PMI, formateur
Durée maximum* : 9 mois environ (1 225 heures)
niveau indicatif d’entrée : classe de terminale ou équivalent


accès à la formation : entretien de confirmation du besoin de formation, tests, entretien


Validation : Niveau BTS
*La durée de la formation peut être adaptée en fonction de vos acquis


Organisation de la formation
La formation se compose de 3 modules qualifiants et d'une période en entreprise
Accueil et découverte des métiers
(3 semaines)

 Module 1

 Module 2

 Module 3

Organiser son poste bureautique
et produire tout document à l'aide de logiciels
de bureau : assurer le fonctionnement courant
de son poste bureautique

 - saisir, modifier et
présenter tout document à l'aide des applications
bureautiques dans le respect des normes
graphiques

 - organiser et assurer un classement
bureautique pour le partage et la conservation de
l'information (8 semaines)*

Assister un (ou plusieurs)
hiérarchique(s) dans la gestion de ses (leurs)
activités et projets : accueillir des interlocuteurs,
en face à face ou au téléphone, pour les informer
ou faciliter le règlement d'une situation à
caractère litigieux

-élaborer et faire évoluer
des procédures, ce afin de clarifier et faciliter le
déroulement d'une opération

- élaborer, à partir
de données informatisées ou non, des outils
d'aide préparant à la prise de décision

- constituer
et suivre un dossier de projet, en structurant,
coordonnant et contrôlant sa réalisation et en
prenant en compte contraintes et priorités, ce
afin d'en permettre l'aboutissement en temps
voulu

-coordonner et préparer les activités
quotidiennes et/ou les déplacements d'un ou
de plusieurs hiérarchiques, ce afin d'en assurer le
bon déroulement et de décharger les personnes
concernées de tout souci matériel (6 semaines)

Traiter l'information
d'entreprise et la communiquer : rédiger
tout écrit professionnel, simple ou complexe,
en appliquant les règles d'usage, ce afin de
formaliser et transmettre une information

-rechercher l'information pour la restituer sous
forme de synthèse, facilitant ainsi son exploitation


- concevoir des outils d'enquête et d'évaluation
pour collecter des informations nécessaires à
l'entreprise, et en restituer les résultats

- assurer
la communication des informations entre la
hiérarchie et le personnel en utilisant le mode
de transmission le plus adapté, en respectant
les obligations légales et réglementaires, en vue
de faciliter et clarifier les échanges au sein de
l'entreprise ou du service

- réaliser et organiser le
classement manuel de l'information, ce afin d'en
faciliter la recherche, en appliquant les règles
normalisées et/ou les procédures de l'entreprise


- organiser et gérer une base documentaire,
manuellement ou sur informatique, apte à
répondre à ses propres besoins d'information
ou à ceux de sa hiérarchie

- archiver tout
type de document, manuellement et/ou
informatiquement, en choisissant le moyen ou
support adapté, pour permettre sa conservation
selon les règles juridiques et les besoins et
contraintes de l'entreprise (8 semaines)


Période en entreprise (5 semaines)
Techniques de recherche d'emploi
(2 semaines)


Synthèse (2 semaines)
Session de validation (1 semaine)

 

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